Onboarding
op zoek naar een onboarding programma met eLearning?
Wat is onboarding?
Als je binnen je organisatie regelmatig te maken krijgt met nieuwe werknemers, dan is het prettig als zij goed voorbereid van start kunnen gaan. Onboarden gaat verder dan enkel praktisch inwerken. Het gaat om het succesvol laten landen van de nieuwe medewerker bij je bedrijf. Dat houdt, naast die zo belangrijke praktische kennisoverdracht, ook het leren kennen van de cultuur in. Het krijgen van inzicht in de verwachtingen, de geschreven én de ongeschreven regels. Als werknemers snel gewend zijn, voelen zij zich doorgaans ook sneller betrokken en zijn zij eerder productief binnen het bedrijf.
In dit artikel lees je meer over socialisatie van nieuwe medewerkers. We leggen een kort theoretisch kader uit op basis van de 4 C’s, benadrukken dat onboarding een proces is en leggen uit dat je op een eenvoudige en effectieve wijze medewerkers kennis kan laten maken met de organisatie.
En wil je meer weten over wat onboarding precies inhoudt, lees dan meer over: wat is onboarding
Onboarding van nieuwe medewerkers
Onboarding kan ook wel worden omschreven als de socialisatie van nieuwe medewerkers. Daarbij gaat het om de vraag hoe je nieuwe medewerkers zo snel en effectief mogelijk kunt laten wennen binnen een nieuw bedrijf.
Socialisatie is zeker niet alleen maar de introductie van een nieuwe werkplek. Het betekent vooral dat de nieuwe medewerkers zo snel mogelijk genoeg vaardigheden en kennis krijgen, gecombineerd met een gewenste houding en gedrag dat past binnen de organisatie. Zo worden nieuwe werknemers snel onderdeel van het geheel.
Een onboarding programma zorgt ervoor dat je stapsgewijs en gestructureerd aandacht besteedt aan het socialisatieproces. Dat kan al beginnen voordat de werknemer goed en wel begonnen is. Bijvoorbeeld door al voor de eerste werkdag specifieke informatie te geven over de achtergrond van de organisatie en de bedrijfscultuur. En dan bij voorkeur informatie die dieper gaat dan wat je op de algemene bedrijfswebsite kunt vinden.
Op de eerste werkdag zal het vooral gaan over het leren kennen van de werkplek, maar ook over de praktische zaken, zoals een toegangspas en benodigheden als computer, telefoon, e-mailadres, en praktische materialen die nodig zijn voor de uitoefening van het werk.
Onboarding gaat veel verder dan alleen praktische zaken
Een echt goed onboarding programma gaat veel verder dan de praktische zaken leren aan nieuwe werknemers. Het gaat over het leren kennen van de visie van het bedrijf en het eigen maken van de bedrijfscultuur. Het is belangrijk om nieuwe werknemers zo snel en effectief mogelijk kennis te laten maken met hoe de organisatie precies is en wat er belangrijk is. Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan samenwerking met collega’s en de wijze waarop talent gemanaged wordt. Uiteindelijk gaat het om volledige integratie van nieuwe werknemers in een organisatie of bedrijf. Het gaat daarbij overigens ook niet alleen om volledig nieuwe werknemers maar ook om werknemers die van functie veranderen waardoor ze bijvoorbeeld op een andere afdeling terecht komen.
Het is van belang om te beseffen dat onboarding niet een eenmalige actie is wanneer nieuwe medewerkers voor het eerst komen kennismaken. Het is een proces waarbij het erom gaat nieuwe collega’s zoveel mogelijk kennis te laten maken met het bedrijf en zich te vereenzelvigen met de cultuur en de normen en waarden binnen het bedrijf.
De 4 C’s die onderdeel zijn van onboarding
Als we het begrip echt goed willen doorgronden, is het verstandig om er theoretisch gezien wat beter naar te kijken. In dat geval komen we al snel uit bij de vier C’s. Daarin is het namelijk onder te verdelen, al kan er in sommige gevallen nog een vijfde C bij worden gevoegd:
Compliance: Dit gaat voornamelijk over de basisregels van de organisatie. Daarbij kun je in eerste instantie denken aan de wettelijke regels die zijn vastgesteld, maar ook reglement van het bedrijf op andere gebieden. Voorbeelden hiervan zijn veiligheidsregels, de wijze waarop ziekmeldingen plaats dienen te vinden of een anti-pestbeleid. Deze regels moeten vanzelfsprekend duidelijk worden gemaakt aan nieuwe werknemers. Meestal staan deze als bijlage in het contract dat een medewerker ondertekent, maar betekent niet dat iemand het ook echt kent en begrijpt.
Culture: Ieder bedrijf en iedere organisatie heeft een eigen cultuur. Het is als nieuwe medewerken ontzettend belangrijk om deze cultuur zo snel mogelijk te leren kennen. Daarom kun je als bedrijf nieuwe medewerkers het beste direct kennis laten maken met deze bedrijfscultuur. Onderdeel hiervan zijn de missie en de visie van de organisatie, maar vooral ook de ongeschreven regels.
Clarification: Hierbij gaat het vooral over de rol die de nieuwe medewerker gaat vervullen. Wat zijn de verwachtingen en waar dient hij of zij aan te voldoen? Gelden er ook persoonlijk doelen die behaald moeten worden. En aan de andere kant: wat kan de nieuwe medewerker van het bedrijf of de organisatie verwachten als het gaat om een ondersteunende rol?
Connection: Hoe groot een bedrijf ook is, er is altijd sprake van verschillende groepen en subgroepen. Het is van belang dat deze sociale structuur binnen het bedrijf duidelijk is, juist ook voor nieuwe medewerkers.
Check back: Dit is de vijfde C die vaak door Human Resources wordt toegevoegd. Het gaat hierbij vooral om de reactie van de nieuwe medewerker om de onboarding en de inwerkingsperiode. Daarbij zijn er bepaalde reflectiemomenten die meestal na een maand, twee maanden en drie maanden plaats vinden.
Digitale ondersteuning van onboarding
Er wordt steeds meer gebruikt gemaakt van e-learning als ondersteuning van een onboarding proces. In een digitale leeromgeving kun je werknemers op een eenvoudige en effectieve wijze kennis laten maken met de bedrijfscultuur en alles waar je als organisatie voor staat. Diverse onderwerpen kunnen met verschillende e-learning modules worden behandeld. Het toevoegen van video-leren en gamification kan het een speelse ontdekkingsreis maken, waarnaast het daadwerkelijke contact met collega’s en leidinggevenden natuurlijk essentieel is, maar gestimuleerd kan worden door opdrachten.